Seriøst projektarbejde er fuldstændig afhængigt af god kommunikation. Derfor findes IT-værktøjer, der opfylder dette behov. Med udgangspunkt i et konkret eksempel belyses en række faciliteter, som kan findes i moderne IT-værktøjer til projektledelse.
Af Morten Jørck, OBH Rådgivende Ingeniør A/S
Et projektarbejde indebærer kommunikation med en række parter: Projektledelsen, projektarbejderne, styregruppe, leverandører, aftagere, ledelse og muligvis endnu flere – pressen kunne være et eksempel herpå.
Meget kan klares med e-mails, chat og telefon, og disse enkle metoder kan somme tider være tilstrækkelige. Men på lidt større projekter er der behov for mere. Derfor har en række firmaer udviklet IT værktøjer, der er skræddersyet til kommunikation i et projektarbejde.
Et sådant værktøj er en kombination af et avanceret chat- og e-mail forum med en fælles dokumentdatabase, et fælles kalendersystem og en del, der styrer aktiviteter og økonomi. Deltagerne kan chatte om og arbejde i de fælles dokumenter, de kan aftale møder, planlægge og rapportere projektforløbet mht. tid og aktiviteter og holde styr på økonomien.
Da værktøjet kommunikerer over nettet, er det uafhængigt af tidszoner. Det fungerer døgnet rundt.
Nogle værktøjer kan integrere forskellige projektmodeller, som anvendes efter behov – eller man kan designe sin egen projektmodel inde i det virtuelle projektrum.
Nedenfor beskrives en række faciliteter i et konkret projektværktøj, det svenske ”Projektplatsen”. Der findes en række andre produkter med mange af de samme funktioner indbygget.
På egen eller fremmed server
Det beskrevne værktøj ligger på producentens server (1). Andre værktøjer kan købes til installation på egen server eller pc (2).
Den første model (1) giver mindst arbejde for ens egen IT-afdeling og stor sikkerhed for opdateringer i relevant omfang – også på sikkerhedssiden. Til gengæld har producenten ”rigtig godt fat” i dit firma, idet alle projektets – eller mange projekters – data ligger i den fælles database på producentens server. Og det kan ud fra mange betragtninger være mindre ønskværdigt.
Den anden model (2) er mest sikkert (mod hackere o.lign.) under drift, fordi meget kommunikation foregår in-house. Der vil jævnligt blive tilbudt opdateringer, som man skal forholde sig til. Ens egen IT-afdeling skal varetage driften af systemet.
Chatforum
Til supplement af møder og telefonsamtaler findes et chatforum, dvs. en funktion hvori to eller flere projektdeltagere kan skrive online med hinanden world wide.
Adgangsrettigheder
De involverede tildeles forskellige rettigheder til at anvende dokumentarkivet: Læse/læse og skrive – eller ingen rettigheder. Rettigheder tildeles f.eks. af projektlederen.
Kalendersystem
I den fælles kalenderfunktion føres projekttidsplanen og de enkelte deltageres kalendere.
Man indkalder projektdeltagere og andre til møder via denne kalenderfunktion, der kan synkroniseres med deltagernes sædvanlige kalendersystem (eks. Outlook/Lotus Notes).
Fælles dokumenthåndtering
Værktøjet indeholder en funktion til fælles dokumenthåndtering, dvs. at alle dokumenter ligger på samme server. De, der har rettigheder, kan arbejde i dem dér. Dvs. at ethvert dokument ligger ét og kun ét sted, og man kan altid se den gældende version.
Man kan med få klik med musen uploade et dokument fra sin egen harddisk til serveren, hvorpå programmet ligger.
Arkivering af projektmateriale
Dokumenter kan flyttes til et særligt arkiv, hvor ændringer ikke kan lade sig gøre. Alt kan arkiveres: Mails, tekst, tegninger, billeder og lyd.
Telefonkonferencer med fælles skærmbillede
Der kan indkaldes til telefonkonference med fælles skærmbillede. I praksis benytter man værktøjets chatforum og den fælles kalenderfunktion til at indkalde til et telefonmøde, under hvilket alle samtidig kan se på det samme skærmbillede af f.eks. et billede, en graf, tabel eller tegning på hver sin computer.
Skærmbilledet kan naturligvis være hentet fra den fælles dokumentdatabase.
Enhver deltager kan pege på skærmen med sin mus, og bevægelserne vises i realtid på de andres skærme. Det kræver en vis disciplin, at deltagerne ikke ”peger i munden på hinanden”! Man kan også tegne på skærmen, mens de andre kan se, hvad man tegner.
Håndtering af projektændringer
Projektændringer, som besluttes undervejs, lægges ind i projektplanen på en særlig måde, som sikrer, at de ikke overses af projektdeltagerne. Ændringerne håndteres i øvrigt af den funktion, som holder styr på tidsforbrug, prioritet og afleveringstidspunkt.
Planlægning og opfølgning
Opgaver, tid, ressourcer og opfølgning herpå foregår i et særlig afsnit af værktøjet. Ved projektstart og på basis af opdatering fra de ansvarlige for de enkelte delopgaver generes et GANT diagram for stadet her og nu for projektet som helhed. Stadet relateres på samme billede til et diagram for projektet fra start til slut.
Der kan tillige genereres tids- og staderapporter for de enkelte arbejdsopgaver på ugebasis og i nogle tilfælde hver eneste dag.
Værktøjet kan også aktivere en ”huske-nu” funktion for det, der er relevant lige nu for projektlederen.
Adressekartotek
Værktøjet har et adressekartotek, ikke kun på de medvirkende, men også på yderligere relevante, eks. kunder, leverandører, der ikke er projektpartnere og andre. Herfra genereres udsendelseslister som i Outlook. Data til kartoteket kan hentes direkte fra projektdeltagernes pc.
Tidsplanlægning
Værktøjet indeholder et modul, der håndterer fremdriften i projektet. Faser og beslutningspunkter kan plottes ind, og der kan følges op derpå. Der er en særlig funktion, der kan indregne en risiko for forsinkelser i projektets øvrige parametre.
Granskning og fastlåsning
Et dokument kan sendes til granskning hos et eller projekdeltagere, som kan returnere med ændringer eller godkende den foreliggende version. Hvis projektlederen beder om det, holder værktøjet regnskab med godkendelserne. Når alle har godkendt, kan der ikke kan ændres i det.
Historik
Værktøjet arkiverer alle væsentlige begivenheder, der er sket i projektforløbet, og hver enkelt projektdeltager kan hidkalde sin historik.
Systemkrav
De fleste værktøjer understøtter de hyppigst forekommende browsere og operativsystemer. Kravene til ydelse er ikke overdrevent voldsomme (så ville der nemlig være for få kunder…).
For de værktøjer, der kører på producentens server – altså ”ligger på nettet” – skal fjernforbindelser være hurtige, for at værktøjet bliver bekvemt at arbejde med.
Projektporteføljeledelse
Værktøjet kan hjælpe projektportefølje manageren med at skaffe og bevare overblikket ved at samle oplysningerne fra alle projekter og stille dem til rådighed for de, der er tildelt adgang dertil. Det er først og fremmest oplysninger om tid/fremdrift, omkostninger, risiko og kvalitet.
Denne funktion er også bekvem for ledelsen i virksomheden.
Fra drøm til virkelighed: Tid til læring
Ovenstående lyder som enhver projektleders drøm – og det er det også!
For at få drømmen til at blive virkelighed, kræves tillige en hel del hårdt arbejde med at lære et nyt værktøj at kende. Dvs. at før man går i gang, skal man først og fremmest beslutte sig til at afsætte de ressourcer, der er nødvendige dertil.
Man skal også have sin kolleger til at ”tænde” på idéen.
Hvis du stadig vil være med, Googler du på ”Project Management Tools” og til grænsende ord. Du kan udover www.projektplatsen.se bl.a. finde www.TeamSpace.com, www.eProject.com, www.eRoom.net og et lidt mindre værktøj, der hedder www.GroupCare.com.