Put & Take Søjlen© – en nyskabelse indenfor stressforebyggelse

Hos Grontmij | Carl Bro har en gruppe medarbejdere udviklet en ”Put & Take Søjle”, som fortæller, hvor stor arbejdsbelastning den enkelte medarbejder har og om du har overskud til at hjælpe en presset kollega.

Fakta Grontmij | Carl Bro
Grontmij er en af Europas største rådgivende virksomheder. Koncernens samlede omsætning er på 846 mio. EUR, og antallet af medarbejdere udgør ca. 8.000. I Danmark beskæftiger Grontmij | Carl Bro ca. 1.300 medarbejdere. Koncernen eksporterer en bred vifte af rådgivningsydelser, udfører internationale projekter og har projektkontorer verden over.

Filosofien bag udviklingen

Hvordan fjerner vi stress, gør samarbejdet lettere og accelererer videndelingen om arbejdssituationen i det daglige?

Dette spørgsmål blev drøftet i en gruppe medarbejdere, som sammen havde gennemgået et udviklingskursus omkring Coaching Baseret Ledelse, som er rullet ud hos Grontmij I Carl Bro, som led i rådgiverkoncernens satsning på lederudvikling i en stadig mere kompleks og travl hverdag for medarbejderne.

Idéen opstod om at visualisere den enkelte medarbejders belastningssituation i dagligdagen, så man på en hurtig og effektiv måde kunne få et overblik over den enkelte medarbejders arbejdssituation.

Der var også et ønske om, at det gerne måtte kunne ses, når man kom igennem afdelingen, men ikke på den traditionelle opslagstavle, hvor informationer let drukner i ”uorden og gamle meddelelser”.

På baggrund af en brain storm og nogle designmæssige udfaldskrav opstod skitsen til en ”søjle”, der samtidig kunne stå som et vartegn i afdelingen og dermed skabe opmærksomhed. Den fik navnet ”Put & Take Søjlen” for at illustrere, at den enkelte kan give hjælp (”Put”) og få hjælp (”Take”).

Realiseringen

For at få idéen realiseret blev der sendt en ansøgning til firmaets Innovationsråd, som uddeler midler til interne projekter, som er innovative og fremmer nye vidensprodukter. Ansøgningen blev imødekommet og selve opgaven med at færdigudvikle og designe søjlen blev lagt i hænder på praktikant (nu færdiguddannet bygningskonstruktør) Jeppe Ankjær, med artiklens forfatter som mentor og vejleder.

Der blev produceret to prototyper i tæt samarbejde med smedefirmaet JB Metalindustri A/S. Alle dele er modulopbygget og med mulighed for individuelt farvedesign og angivelse af afdelingsnavn. Desuden er der plads til at indsætte foldere og andet relevant oplysningsmateriale om stressforebyggelse og lign. i holdere placeret nederst på søjlen. Protyperne, der har Grontmij´s logofarver, er nu opstillet på prøve i to afdelinger, og de foreløbige erfaringer viser, at de virker efter hensigten og meget hurtigt giver overblik over den enkeltes belastningssituation.

Søjlen skaber overblik

Søjlen skal gøre det lettere for medarbejderne, at melde ud om deres arbejdssituation i det daglige. Med Put & Take Søjlen vil det være muligt for medarbejderen, der har lidt ekstra tid, at tilbyde hjælp til en kollega, der er presset med tiden. Søjlen kan også skabe et samlet overblik over afdelingens aktuelle belastningssituation og være med til at skabe debat og dialog om de daglige arbejdssituationer af praktisk art, som udsendelse af tilbud, indhentning af oplysninger hos kollegaer, quick-demands fra klienter mv. Situationer vi alle kender, men som er svære at håndtere, fordi ”alle jo ofte har travlt” og ”enhver passer sit.”

Ved brug af søjlen er det nu ikke længere nødvendigt, for den person, der sidder og er presset i forvejen, at ”rende rundt” og forsøge at finde én kollega, der har tid til overs og gerne vil hjælpe. Et hurtigt kig på søjlen afslører, hvem der står til rådighed.

Det er desuden let, at se, om der er mulighed for at hente hjælp i andre afdelinger, end ens egen, hvis søjlen placeres i flere afdelinger.

Sådan virker søjlen?

Søjlen er bygget som en fysisk stander, hvor hver medarbejder har en brik siddende med initialer i den farve, der angiver vedkommendes arbejdssituation lige nu. Skifter arbejdsbyrden skifter man farven svarende til den ny situation.

Der er tre farver til brug:

En grøn, der fortæller: At man har tid til overs og eller gerne vil hjælpe andre og står til rådighed, evt. også efter arbejdstid om nødvendigt.

En hvid der fortæller: At man har lige tilpas med arbejde og kan klare arbejdssituationen selv. En balanceret normalsituation.

En rød der fortæller: At man har for meget arbejde helt akut, og gerne vil have hjælp fra en kollega, der måtte have tid til overs, eller er villig til at tage en time ekstra i dag.     

Hvilke fordele har søjlen?

Søjlen medvirker til, at den pressede medarbejder ikke længere skal blive endnu mere presset over at skulle bruge tid på at finde en kollega, der kan afhjælpe vedkommende i den pågældende situation.

Den er desuden baseret på en visuel meget aktiv og hurtig kommunikation fra kollega til kollega i modsætning til udmeldinger på afdelingsmøder, der holdes med ugers mellemrum, og hvor situationen ofte er ændret, når endelig man får lejlighed til at udveksle viden og nyheder med kollegaer og afdelingsleder.

 


Sweco er Europas førende virksomhed inden for ingeniør- og arkitektrådgivning. Sweco planlægger og designer fremtidens byer og samfund, og løser hvert år opgaver i 70 lande over hele kloden.