Baseret på års erfaringer benytter Roskilde Festival en projektproces, der forløber over en periode på 1½ år til at planlægge, afvikle og evaluere en festival. Processen omfatter at skue langt fremad samtidig med, at man inddrager erfaringerne fra en afsluttet festival i planlægningen af den næste. De frivilliges bidrag er afgørende for projekprocessen, der fungerer godt og derfor ikke ændres.
Med tæt ved 100.000 aktive festivaldeltagere hvert år i begyndelsen af juli måned er Roskilde Festival én af verdens størst musikfestivaller. Vi har fået lov til at interviewe festivallens fastsansatte pressetalsmand, cand. comm. Esben Danielsen, om den projektproces, der hvert år fører til dette enestående resultat.
Festivallen skabes først og fremmest at frivillige, der lægger en stor del af deres sjæl i arbejdet. Dertil kommer et sekretariat, der sørger for, at det daglige praktiske arbejde fungerer korrekt.
– Meget korrekt endda: Da interviewet med ”Projektledelse” fandt sted, var revisionen på besøg. ”De er her næsten hver dag i en måned, så de bliver en del af hverdagen, mens de kontrollerer de mange tusinde bilag” siger Esben Danielsen.
To grupper af frivillige
Der er to hovedgrupper af frivillige deltagere i festivallen: De kreative, som står for musikken og andre kunstneriske arrangementer, og de praktiske, som varetager de tekniske funktioner el, vand, kloak, IT, scener, vagter, lejrplads, sanitet, førstehjælp, forsyninger mv.
Udskiftningsraten er forskellig for de to grupper. En vis del af de kreative personer skal gerne udskiftes hvert år for, at festivallen kan forny sig i sit indhold og fange de kommende impulser af interesse for målgruppen.
”Omvendt skal de praktiske personer helst forblive en længere periode i organisationen således, at erfaringerne om, hvordan tingene fungerer, opretholdes og gradvist og sikkert kan overføres til nye folk”, fortsætter Esben Danielsen.
Projektcyklus på 1½ år
Hver festival er et projekt i sig selv, og festivallerne planlægges i en cyklus, der løber over 1½ år hver gang. Planlægningen af festivallen sommeren 2009 starter således i foråret 2008 – dvs. endnu før festivallen i sommeren 2008 er løbet af stabelen.
Og afviklingen af festivallen 2007 er først sluttet med et evalueringsseminar i efteråret 2007
Forårsseminaret
Første trin i projektforløbet er et forårsseminar, som har til formål at lægge hovedlinierne for festivallen det følgende år (i.e forårsseminaret i 2008 lægger hovedlinierne for festivallen i sommeren 2009).
Deltagerne i seminaret er frivillige, der leverer input til en programredaktion. Desuden kommer repræsentanter for de udøvende kunstnere m.fl. Opgaven for de frivillige er at inspirere de ansvarlige til at lægge et program for kreative aktiviteter, der på den ene side rummer velkendte, solide main-stream indslag og på den anden side og med lige så stor kraft rammer (en lille bitte smule foran) trenden for målgruppen (20-21 årige) på en festival, der ligger mere end et år fremme i tiden.
De væsentlige beslutninger bliver ikke truffet demokratisk. Hvis de blev det, ville beslutningerne være udtryk for laveste fællesnævner, og dermed ville Roskilde Festival helt miste sin fremadrettede kraft.
Indsamling af oplysninger om, hvad der bliver den kommende trend, udføres fortrinsvis af frivillige og på alle tænkelige måder: Lytte til de unge, læse blade, aviser og mails, tage på konferencer og festivaller verden rundt, tale med musikbranchen osv. ”Man kan sige det på den måde, at vi i høj grad ”lytter til vandrørene”, forklarer Esben Danielsen.
Endelig er Roskilde Festival fuldt bevidst om, at den med sin størrelse reelt selv er med til at definere, hvad trenden er: Et nyt og upcomming orkester / en performer, der skal spille / optræde på Roskilde Festival, bliver trendy.
Programmet lægges endelig fast af en meget lille gruppe: Udover festivallens ansatte musikchef er det 5 frivillige personer med hver sit musikalske og geografiske fagområde, der træffer de endelige beslutningerne om det kreative program.
” – De væsentlige beslutninger bliver ikke truffet demokratisk”, fremhæver Esben Danielsen. ”Hvis de blev det, ville beslutningerne være udtryk for laveste fællesnævner, og dermed ville Roskilde Festival helt miste sin fremadrettede kraft.”
I forårsseseminaret deltager også de frivillige, som varetager de mange praktiske opgaver på festivallen. Hensigten er, at disse mennesker får en følelse af, at det også er deres festival – i management sprog ville man sige, at de ”tager ejerskab” til projektet.
Nogle af idéerne fra forårsseminaret kan afprøves i lille skala på den umiddelbart forestående festival for at se, om de fænger publikum.
Efterårsseminaret
Efterårssseminaret omfatter opsamling af erfaringerne fra den netop afviklede festival samt planlægning af detaljerne for den festival, der ligger den kommende sommer. For denne festival er hovedtrækkene lagt fast allerede på det forgangne forårsseminar, så på efterårsseminaret er der hovedsageligt tale om at konkretisere de mange planer for udførelsen i lyset af de netop indhøstede erfaringer.
Den kreative gruppe vurderer på efterårsseminaret i hvilket omfang, publikum reagerede på de kreative forsøgsprojekter, man har afviklet på sommerens festival. På grundlag af vurderingen beslutter man, hvilke af forsøgsprojekterne, der skal lanceres i stor skala det kommende år.
De praktiske folk har travlt med at nedskrive deres små og store erfaringer og formidle dem fra person til person i de mange arbejdsgrupper, der skal udføre et stort praktisk arbejde til næste år.
Opsamlingen af erfaringerne – hvordan?
Festivallen har oprettet et virtuelt dokumentarkiv, som rummer beskrivelser af mange af de funktioner, som de frivillige og ansatte skal påtage sig for at få festivallen til at virke. Det er i dette virtuelle dokumentarkiv, de løbende forbedringer i proceduren for afviklingen af festivallerne skrives ind.
Udviklingen af det virtuelle dokumentarkiv prioriteres højt i disse år, og arkivet supplerer ”Værd-at-vide” bogen (se faktaboksen).
Erfaringerne er ikke de samme hvert år, fordi man naturligvis retter de fleste af de fejl, man bliver opmærksomme på, men også fordi festivallen ikke er ens fra år til år. Nye tiltag giver nye erfaringer, som skal indarbejdes.
” – Men selve planlægningen, afvikling og evaluering af festivallen kører hvert år efter den samme og velkendte 1½ års projektproces. Den holder vi fast i, for den fungerer godt”, slutter Esben Danielsen.
Gå ind på www.roskilde-festival.dk og se mere om festivallen.
Esben Danielsen kan kontaktes på esbend@roskilde-festival.dk.