Kan vi sætte et projekt på formel ud fra idéen om, at bare vi kender udgangspunktet, så kan vi forudsige, hvordan projektet forløber.
Det er et ønskescenarium for mange projektledere, der oplever et stigende pres fra alle sider, om at projekter ikke må fejle, da det fører til kritik i den organisation eller politiske verden, hvoraf projektet udspringer.
Mennesket har til alle tider gerne villet kunne forudsige morgendagens hændelser. Det har ført til store videnskabelige resultater indenfor fysik, astronomi og navigation, hvor man på baggrund af observationer har opstillet formler og opfundet instrumenter, der kan hjælpe os til at forstå naturen og de love, der styrer den. I ”teorien for alting” forsøger man således, at kunne give svar på ”alting” ud fra hændelser fra det første nanosekund af big bang – universets skabelse.
Babylonerne og de vise mænd
Allerede i det gamle Babylonien, som blev grundlagt for mere end 4.000 år siden, havde man dygtige astronomer, der via detaljerede studier af himlens stjerner kunne udføre præcise forudsigelser af himmelfænomener. De blev drevet af religiøse tanker, idet man dengang troede på at planeterne, månen og solen repræsenterede guderne. Det betød, at man kunne ”forudsige” gudernes vilje, og dermed fremtiden, ved at tolke på himmellegemernes baner. Astronomernes job var at være ”vise mænd” ansat af kongen. De blev i løbet af nogle århundreder så dygtige, at de kunne forudsige måneformørkelser, fuldmåne, og andre konjunktioner, og deres tabeller over solens, månens og planeternes baner blev grundlaget for den astronomiske videnskab.
Sætte den rigtige kurs
Et andet område, hvor man gerne har villet gøre forudsigelser er omkring sejlads, hvor de søfarende naturligt nok har haft behovet for både at kunne sætte og følge den rigtige kurs, og samtidig have en formodning om vejrbetingelserne. Det skete via navigationslæren, der er lige så gammel som skibsfarten. Solen og især nattehimlens stjerner blev anvendt til at navigere efter. Havdyrs og fugles opførsel og skydannelser på himlen kunne bruges som indikatorer til vejrforudsigelser, og til at erkende tilstedeværelsen af land uden for synsvidde. Senere fik man de velkendte hjælpemidler som kompas, søkort og logbøger, der er i vore dage er afløst af avancerede GPS-systemer og radarer.
Forudsigelighedens væsen
Inden for fysikken definerer man et system som forudsigeligt, hvis dets tilstand kan fastlægges vilkårligt langt ud i fremtiden, når man kender systemets tilstand til et givet tidspunkt og de ydre påvirkninger. I praksis regner man med en endelig gyldighedsperiode, idet ligheden mellem virkeligheden og det forudsagte altid vil mindskes gradvis.
Et fysisk system siges tillige at være ”deterministisk”, hvis alle tilstande, som systemet kan befinde sig i, tilfredsstiller de fysiske love. Forskning i sådanne systemer har vist, at der ofte forekommer processer, der kan få systemet til at udvikle sig i højst uventede retninger, selv ved ganske små forstyrrelser. Det kaldes kaotisk opførsel og viser, at selv et deterministisk system i praksis kan være uforudsigeligt. Atmosfæren er et sådan deterministisk, men uforudsigeligt system. Atmosfærens strømninger har en meget kompleks struktur styret af processer, der let genererer kaotisk opførsel. I praksis er det derfor begrænset, hvor langt vejrforudsigelserne rækker.
Menneskets frie vilje
Når talen er om forudsigelige projekter, kommer den menneskelige faktor ind i billedet, hvor filosofferne anser determinisme for at være uforenelig med påstanden om at mennesket har en fri vilje, og dermed er ansvarlig for sine handlinger. Vi har handlefrihed, når vi ikke er tvunget til at handle på en bestemt måde. En handling er derfor fri, såfremt vi kunne have handlet anderledes, hvis vi havde valgt at gøre det.
Projektlederens påvirkning
Hvis en projektleder skal sikre forudsigelighed i et projekt, skal han derfor have styr på sine handlinger og på hvilke faktorer han kan påvirke, og hvilke faktorer, der uden hans påvirkning, kan forstyrre projektet, og i værste fald føre til kaos.
Projektlederens påvirkning på et projekt afhænger af mange faktorer, men skal han have fuld frihed til at påvirke det skal han arbejde struktureret og anvende procedurer han er fortrolig med og har erfaring i. Det sker blandt andet ved anvendelse af en passende projektledelsesmodel parret med særlig opmærksomhed på de hovedårsager, der ofte fører til projektsvigt.
Årsager til projektsvigt
Typiske ”forklaringer”, som opstår i kølvandet på kuldsejlede projekter er, at det skyldes:
- Naturforhold (dårlig jordbund, vejrlig og lign.)
- Påbud (nye love, EU-regler, klagenævnsafgørelser om støj og lign.)
- Mangelfulde vurderinger (pga. kompetencesvigt, ringe organisering, beslutningstræghed og lign.)
- Ressourcemangel (for lidt mandskab, ustabil arbejdskraft)
- Indførelse af ny teknologi (uafprøvet teknologi, edb programmer og lign.)
- Krav ændres undervejs (specifikationer ændres, beslutninger omgøres og lign.)
- Økonomisk underestimering (for optimistiske prisvurderinger, ”politisk” fastsatte økonomioverslag)
- Tidsmæssig underestimering (manglende bufferzoner i tidsplaner, mangelfuld aktivitetsplanlægning)
- Konjunkturforhold (prisstigninger, ukendte markedsvilkår)
- Kontraktmæssige forhold (juridiske forhold, maglefulde kontrakter og lign.)
Disse svigttyper er velkendte på mange projekter og indgår ofte i risikoanalyser, hvor man ser på sandsynlighed og konsekvens i fald de opstår og mulighederne for at minimere dem.
Forudsigeligheden på formel
Med inspiration fra fysikkens love kan et projekts forudsigelighed i forenklet form sættes på en slags formel ved at se på udgangspunktet, handlekraften og værnet mod uventede processer. Hvis vi således definerer:
- I = Initialviden om opgavens udgangspunkt, mål og randvilkår.
- H = Handlekraft til sikring af, at projektplanens aktiviteter bliver gennemført, og der udføres korrigerende handlinger
- V = Værn mod uventede processer (”forstyrrelser”), der skubber projektet i en forkert retning
fås forudsigeligheden F = I x H x V.
Ved at vurdere hvert område på en skala fra 0 til 1 og gange dem sammen kan man få et relativt måltal*) for at projektet lever op til en ønsket forudsigelighed.
Sørg for reserver
Som vi kender det fra vejrudsigterne er det ofte faktoren V, der har den største usikkerhed. Derfor er det en god idé altid at sørge for at have nogle reserver i sit projekt, der kan dække om ikke det hele så størsteparten af gabet op til de 100 %, ligesom det er en god idé altid at have en paraply og regntøj parat, selvom vejrudsigten lover ”solskin”.
*) Projektlederen skal selv kalibrere sin vurderingsmetode, og opbygge erfaringer med brugen af formlen, idet den naturligvis ikke er statistisk signifikant eller matematisk nøjagtig, men den kan give en god indikation på, hvor man skal sætte ind, hvis man systematisk vurderer et projekts mange parametre i forhold til de tre hovedområder og inddrager erfaringerne heraf.
Historisk kilde: Wikipedia.
Sweco er Europas førende virksomhed inden for ingeniør- og arkitektrådgivning. Sweco planlægger og designer fremtidens byer og samfund, og løser hvert år opgaver i 70 lande over hele kloden.