Projektlederes DNA indeholder typisk personlige kompetencer som resultatorientering og vedholdenhed. Vi holder fast, selv om det er svært. Vi skal dog lære at sige fra før vores vedholdenhed giver bagslag.
Projektlederjobbets dilemmaer
Projektlederens centrale rolle mellem mange interessenter gør på én gang projektlederjobbet både spændende og krævende. Du skal manøvrere både projektet og dig selv igennem en hverdag præget af mange og ofte modsatrettede krav. Dit ønske om at tilgodese alle kan simpelthen ikke lade sig gøre.
Projektlederes DNA indeholder typisk personlige kompetencer som resultatorientering og vedholdenhed. Vi holder fast selv om det er svært, og vi har en overbevisning om, at der altid er en løsning. Hverdagens dilemmaer kræver derfor, at vi ud over de nævnte elementer i vores DNA også besidder evnen til at lede os selv og som en del heraf evnen til at bede om hjælp eller sige fra.
Jeg har gennem de seneste år set for mange projektledere, der alt for længe har sat sig selv nederst på prioriteringslisten og knoklet igennem for samvittighedsfuldt at opfylde alle krav. Det har ført til overbelastning, resignation, opsigelser og i de værste tilfælde sygemeldinger med stress. Jeg synes, at vi skylder os selv, vores fag og vores virksomheder at få brudt et lidt tabubelagte forhold: at projektledere – til trods for stærke personlige kompetencer – kan have brug for støtte til at håndhæve egen grænse. At det er uhyggeligt svært at finde grænsen mellem vedholdenhed og behovet for at sige fra, har jeg ikke kun set omkring mig, men også oplevet på egen krop.
Bæredygtig projektledelse
Jeg havde på et tidspunkt en meget klog kollega, som sagde til mig: ”Du må ikke poste mere energi i dit job, end du får igen”. Det var en bemærkning, som fik mig til at reflektere og til at tænke på bæredygtighed. Bæredygtighed er ”hot” i mange sammenhænge. Fælles for dem alle er, at ligningen for bæredygtig skal være opfyldt:
Det gælder også for projektledelse. Deraf betegnelsen ”bæredygtig projektledelse”.
Det er individuelt, hvad der giver os energi. Det væsentligste er, at du er bevidst om hvilke arbejdsopgaver og forhold på jobbet, der giver dig energi, og hvilke opgaver og forhold, der dræner dig for energi. Det skal du bruge aktivt til målsætning for dit jobindhold.
En personlig sund energibalance (bæredygtigheden) fylder heldigvis mere og mere i det offentlige rum. Emnet behandles i både fagtidsskrifter og ugeblade, emnet indgår i kursusleverandørernes kursusudbud og er kommet på dagsordenen i mange virksomheder og netværksgrupper. Selv i private vennekredse, er emnet nærværende. Det drøftes ofte over en middag – eller middagen bliver udskudt pga. travlhed på jobbet.
Kortsigtet prioritering hæmmer udvikling
Vi har erkendt, at vi nødt til at prioritere. Næste skridt er så, hvordan vi prioriterer. Projekter har ofte et kortsigtet fokus. Vi skal levere resultater inden for projektets tidsplan, som ofte er presset. Af effektivitetsmæssige årsager er det også sjældent, at projektlederen får meget luft mellem sine projekter. Et nyt projekt starter typisk op parallelt med, at det gamle lukkes ned. Disse forhold medfører alt andet lige, at vi er tilbøjelige til at prioritere dagen og vejen. Da dagen og vejen indebærer rigeligt med arbejde, kommer vi let til at sætte vores egen faglige udvikling på standby. Hvis virksomheden også agerer kortsigtet, er din leder tilbageholdende med at opfordre dig til at prioritere anderledes. Virksomheder kan derfor sidde med uddannelsesbudgetter, der ikke blive brugt, og gode initiativer med vidensdelingsnetværk, der ikke fungerer pga. manglende overskud blandt projektlederne til at deltage.
Løsninger
Da der sjældent kommer en periode i vores arbejdsliv, hvor vi 100 % kan koncentrere os om at geare os til fremtiden eller få sat energi ind på kontoen, SKAL vi have skabt en hverdag, hvor der er plads til alle dele: At varetage dagen og vejen, at sætte energi ind på kontoen og at geare os til fremtiden.
Et af mine personlige mantraer med hensyn til god projektledelse er, at vi skal have givet projektassistenterne et comeback. De er blevet sat ud i kulden med en begrundelse om, at de er ”overhead”, som kan undværes. De skal ind i varmen igen. De kan tjene sig selv hjem ved at frigøre kapacitet hos projektlederen til rent faktisk at lede projektet og til at geare sig til fremtiden. Mange undersøgelser konkluderer, at lederskab skaber bedre resultater end styring. Projektlederen skal have kapacitet til at håndtere lederskabet og det uforudsete, når det uforudsete (som forudset) opstår og typisk kræver aktion her og nu. De administrative opgaver er også vigtige, men de må ikke komme i prioriteringskonflikt med det væsentlige: lederskab. Det kan projektassistenterne sørge for.
Ofte glemmer vi, at vi selv som projektledere er en af projektets vigtigste interessenter. Derfor skal vi lede os selv efter samme principper, som vi leder andre:
- Fokus på vores motivation for projektet
- Sørge for at uddelegere eller fjerne opgaver, hvis vi har for meget
- Udfordre os selv
- Holde øje med vores trivsel og energibalance
Hvorfor er det så svært at sige fra
Svaret kan ligge lige for: på grund af projektlederens DNA. Det ligger i vores personlighed, at vi bliver ved, selv om det er svært. Den adfærd er en af de vigtigste grunde til, at vi er blevet udvalgt til at lede projekter. Heldigvis er det muligt at arbejde med sin personlighed og adfærd. Vi skal tillære personlige kompetencer til at tage hensyn til os selv og til at stille krav til vores omgivelser – i en god sags tjeneste! For i bund og grund har alle projektets interessenter en interesse i ikke kun at projektet lykkes, men også at alle mand overlever.
Afhængig af din organisation kan der være en pris forbundet med at sige fra eller bede om hjælp. Det kan blive opfattet som et svaghedstegn. Jeg håber, at vi ved fælles hjælp kan få vendt den holdning. Det kan vi gøre ved at sætte fokus på emnet ”bæredygtig projektledelse” og emnets vigtighed for succes med vores projekter. At kende sig selv så godt, at man kan være ambitiøs og udfordre sig selv, men også have blik for hvornår man presses mere end godt er; det er efter min mening en fantastisk styrke at have.
Om forfatteren
Dorte Havshøj er senior projektleder i CGI. +20 års erfaring som projektleder primært i IT branchen. Hun er certificeret i Prince2 Practitioner og Scrum Master.